Un elemento crucial para mejorar y expandir una empresa que muchos propietarios, gerentes y administradores de TI a menudo pasan por alto o no reconocen, es el papel central que desempeña el sistema telefónico empresarial para facilitar la comunicación tanto interna como externa. Si el sistema telefónico de su empresa carece de funcionalidad o conjuntos de características modernas, es muy probable que pierda nuevos negocios (debido a llamadas entrantes perdidas o mal manejadas) o procesos de comunicación ineficientes (como la falta de funcionalidad avanzada de enrutamiento de llamadas proporcionada por un menú interactivo y reglas de llamadas inteligentes).
Aquí le traemos 7 señales de que quizás ya es hora de actualizar la telefonía de su empresa:
1 – ¿Su sistema telefónico actual se está volviendo tecnológicamente obsoleto?
¿Permite movilidad, conferencias telefónicas y funciones básicas de contact center? Un sistema telefónico empresarial que soporta nuevas funcionalidades de comunicación es un indicador bastante obvio de que es hora de considerar una actualización.
Y no se trata solo de mejorar la tecnología. El costo de mantener los sistemas telefónicos heredados incrementa rápidamente, por lo que no vale la pena el esfuerzo seguirles dando mantenimiento. No solo está perdiendo funciones y dinero operativo, sino que también, mientras usted sigue confiando en un sistema telefónico antiguo, su competencia ya ha hecho el cambio. Esto puede poner a su empresa en una desventaja competitiva significativa. Después de la actualización, es altamente probable que se sorprenda de cuánto termina ahorrando.
2 – ¿Está pagando demasiado por cargos telefónicos mensuales?
Las líneas PSTN de su empresa cuestan más que las conexiones SIP (Internet). Si desea ahorrar dinero en estos cargos mensuales, el camino a seguir es migrar a un sistema telefónico moderno basado en IP.
3 – ¿Su sistema telefónico permite que su fuerza laboral remota se mantenga conectada y accesible?
Hoy en día, los trabajadores remotos son una característica común del panorama empresarial. El sistema telefónico empresarial debe asimismo tener la capacidad de brindar soporte a ejecutivos móviles y “soldados de carreteras”, así como a los empleados que trabajan desde casa. Si su sistema telefónico actual no puede redirigir las llamadas sin problemas desde el teléfono de escritorio de la empresa del empleado a un teléfono móvil, una computadora portátil, un teléfono fijo de casa, un softphone o un teléfono IP de su elección, entonces considere actualizar su sistema telefónico.
4 – ¿Su sistema telefónico le ayuda a crecer?
Hacer crecer su negocio es un objetivo natural para la mayoría, por lo que el sistema telefónico de su empresa no debería ser un obstáculo para dicho crecimiento. ¿Acaso su sistema no le brinda funciones avanzadas como asistente automático, grabación de llamadas, música en espera, cola de llamadas, conferencias, etc.? Si es así, su sistema probablemente esté desactualizado y necesite urgentemente una renovación.
Una de las funciones principales de un sistema telefónico empresarial es la capacidad de manejar llamadas entrantes sin perder o dejar que ninguna llamada quede sin respuesta. ¿Acaso su volumen de llamadas ha superado la capacidad de su sistema telefónico actual? Si su sistema tiene problemas con el volumen de llamadas o no es lo suficientemente flexible como para poder atender a más personas que llaman durante horas pico y lo frena en términos de expansión corporativa, entonces debería considerar actualizar su sistema telefónico.
5 – ¿Su sistema telefónico soporta múltiples localidades?
Una de las principales razones para actualizar su sistema telefónico es que muchas plataformas antiguas no pueden adaptarse para interconectar múltiples localidades. Agregar y administrar extensiones de otras ubicaciones no debería ser una tarea abrumadora o costosa para usted. Para las empresas con múltiples sitios, el objetivo es encontrar un sistema telefónico que pueda unificar las comunicaciones en todas las ubicaciones para todos los empleados, manteniendo sus números de teléfono y servicios bajo el mismo proveedor de servicios IP y administrados desde una sola ubicación. Si su sistema telefónico actual no permite un soporte sencillo para varias localidades, debería considerar la actualización de inmediato.
6 – ¿Puede su sistema telefónico actual proteger su información?
Si bien aferrarse a su antiguo sistema es cómodo para sus empleados y puede parecer seguro, también puede exponerlo a importantes riesgos de seguridad. Los piratas informáticos de hoy en día pueden apuntar fácilmente a su sistema telefónico heredado y obtener acceso a sus valiosos datos e información personal. En contraste, un sistema telefónico moderno se integra con su plan de seguridad y protege su red de estos ataques maliciosos.
7 – ¿Su sistema telefónico cuenta con un plan de gestión de desastres?
¿Qué sucede si, debido a fuerza mayor, su sistema telefónico se avería? Aún debe poder recibir llamadas de clientes incluso si su sistema está caído. Es fundamental contar con un plan completo de recuperación ante desastres y de contingencia para mantener el negocio en marcha, independientemente de los desastres naturales y otros eventos imprevistos. Los sistemas telefónicos modernos aseguran que las llamadas se puedan enrutar incluso si su sistema telefónico falla para que su negocio no se vea afectado. Si desea que su negocio funcione sin problemas, actualizar el sistema telefónico puede ser la única opción.
Si el sistema telefónico de su empresa muestra alguno de estos 7 síntomas, es muy probable que su empresa pueda ahorrar dinero en sus gastos de comunicación mensuales al tiempo que amplía las funcionalidades disponible para sus empleados. En otras palabras, muchas empresas que se proponen mejorar su tecnología de comunicaciones, en el largo plazo (y muchas veces incluso en el corto plazo) terminan haciendo ahorros significativos durante la vida útil de su nuevo sistema.
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